Règlement d'ordre intérieur Souks
Ce règlement précise les modalités de collaboration entre l'Organisateur du festival et les Locataires partenaires (commerçants, restaurateurs, artisans, etc.) participants au festival. Il répond aux principales questions concernant l'organisation et fait partie intégrante du contrat de location ainsi que du dossier de sélection.
1. Acceptation du règlement
En tant que Locataire partenaire, vous êtes tenu de lire ce règlement dans son intégralité et d'en prendre connaissance avant votre participation au festival. L'acceptation de ce règlement est obligatoire et doit être validée en cochant la case correspondante dans votre dossier. Cette acceptation conditionne votre participation au festival.
2. Respect des règles
Le respect des dispositions de ce règlement est impératif. Tout manquement aux règles établies pourra entraîner des sanctions, pouvant aller jusqu'à l'exclusion immédiate du festival.
3. Gestion et interlocuteurs
Le Festival, est représenté par Delphine Bourlier et Anne-Sophie Melis (Soul of Souk), qui sont vos interlocuteurs principaux pour la gestion des commerçants (restaurants, artisans, et associations) durant l’édition 2025 du festival.
Festival – Espace « Souks »
Le festival met à disposition un espace intitulé « Souks », où chaque Locataire peut installer un stand pour y vendre ses biens (choisis lors de la sélection).Le locataire peut-être un particulier mais également une association.
L’emplacement est fourni avec plusieurs services
Services inclus
- Éclairage général (guirlandes lumineuses).
- Décoration d'ensemble du lieu.
- Alimentation électrique par stand, selon la puissance indiquée dans le contrat.
- Vos pass personnels.
- Personnel de sécurité présent
- Staff de Soul of Souk disponible en permanence pour vous accompagner.
- Service de sécurité, pompiers, police et secours présents sur le terrain pendant le festival. (NB : pas de service médical pendant le montage, mais la Croix-Rouge sera présente durant le festival).
- Équipes techniques (ex. électriciens) prêtes à intervenir en cas de besoin.
- Accès au site à partir du jeudi avant le festival pour monter le stand et jusqu'au lundi matin à 6h pour le démontage.
Mise à disposition de l'emplacement
- Le stand doit respecter les dimensions prévues dans le devis et le contrat, tant en largeur qu’en longueur.
- La hauteur maximale du stand et de sa décoration est de 4 mètres, sauf accord spécifique.
- Le Locataire doit fournir tout le matériel nécessaire pour le montage (tente, tables, barrière, chaises, éclairage, rallonges de minimum 30 m, poids pour stabiliser le stand, etc.).
- Le stand doit être équipé d'un éclairage intérieur.
- Enseignes lumineuses interdites.
- Toute autre caractéristique du stand doit être validée par l'Organisateur.
Électricité
- L'Organisateur fournit l'alimentation électrique, le Locataire ne peut intervenir sur le boîtier électrique que pour se brancher ou débrancher.
- Toute manipulation en cas de panne est strictement interdite et réservée aux équipes techniques.
- Si la consommation électrique dépasse la puissance prévue, des amendes seront appliquées et l'exclusion est possible.
- Il est vivement conseillé de se munir de colsons, afin d’attacher vos prises et multiprises en hauteur.
- Des contrôles seront effectués pour vérifier la conformité du matériel. Toute intervention nécessaire sera facturée 100€ HTVA.
Consignes de décoration pour votre stand
Sachez que le festival demande une attention particulière à la décoration de votre stand. Les simples tentes blanches non décorées ne sont pas favorisées. Pour l’esthétique, il est demandé de veiller à éviter ou dissimuler tout matériel trop ouvertement high tech, telle que structure aluminium…
- Le Locataire doit privilégier une décoration en matériaux naturels (bois, tissus ignifugés, bambous, etc.).
- Matériel inflammable interdit (stands ou objets gonflables, bougies, réchauds à gel, etc.).
- Il est très important de prévoir la possibilité du mauvais temps (on est en Belgique...), vous êtes à l’extérieur. La tente doit protéger le contenu du stand de la pluie toujours possible. Le vent peut soulever et retourner complètement une tente.
- Il faut une tente solide, et prévoir d’en lester les pieds. Prévoyez de fermer votre tente pour les fermetures et la nuit.
- Le stand doit absolument avoir un éclairage à l’intérieur (sinon il devient une tache sombre à la nuit tombée)
- Les enseignes lumineuses ne sont pas admises.
- Il peut y avoir un système de projection d’images à l’intérieur du stand, mais les écrans en extérieur ne sont pas autorisés.
- Pour toute autre caractéristique particulière du stand, et de sa décoration, le Locataire doit faire une proposition et obtenir l’accord du Festival.
Consignes de Securité et d'Hygiène
Pompiers
Il est très important de prévoir la possibilité du mauvais temps (on est en Belgique...), vous êtes à l’extérieur. La tente doit protéger le contenu du stand de la pluie toujours possible. Le vent peut soulever et retourner complètement une tente. Il faut une tente solide, et prévoir d’en lester les pieds. Prévoyez de fermer votre tente pour les fermetures et la nuit.
Interdictions :
Toute vente de Tabac, nicotine, CBD est interdite sur le site du festival.
Propreté
Les commerçants doivent maintenir leur espace propre, y compris l’élimination des mégots de cigarettes.
État des lieux et caution
- Un état des lieux sera fait avant et après l’événement, avec prise de photos. Toute dégradation constatée entraînera la non-restitution partielle ou totale de la caution.
- Pour tout non-respect du présent règlement intérieur, les infractions seront également déduites de votre caution (e.g. non–respect de votre emplacement, utilisation d’enseignes lumineuse etc , ….)
Pénalités en Cas d’Infraction
| Infraction | cout d'infraction |
|---|---|
| première infraction | 100€ |
| deuxième infraction | 175€ |
| troisième infraction | 225€ |
Exemples d’infractions :
- Détériorer l’emplacement, les arbres et les racines autour de celui-ci ou lors du trajet vers votre emplacement.
- Laisser l’emplacement en désordre après le démontage.
- Laisser des poubelles ou déchets après votre départ
- Manquer de respect envers le personnel qui travaille lors du festival.
Vous avez 15 jours pour faire appel de toute décision de sanction par lettre motivée et recommandée auprès de Zig Zag asbl, avenue Monplaisir 77, 1030 Bruxelles.