Reglement van interne orde Souks

Dit reglement specificeert de samenwerkingsvoorwaarden tussen de festivalorganisator en de partnerhuurders (retailers, restauranthouders, ambachtslieden, enz.) die aan het festival deelnemen. Het beantwoordt de belangrijkste vragen rond de organisatie en is een integraal onderdeel van zowel het huurcontract als het selectiedossier.

1. Aanvaarding van het reglement

Als Partnerhuurder bent u verplicht dit reglement in zijn geheel door te lezen en ermee vertrouwd te raken voordat u aan het festival deelneemt. De aanvaarding van deze regeling is verplicht en moet worden gevalideerd door het overeenkomstige vakje in uw dossier aan te vinken. Deze aanvaarding bepaalt uw deelname aan het festival.

2. Naleving van de regels

Naleving van de bepalingen van deze verordening is absoluut noodzakelijk. Elke overtreding van de vastgestelde regels kan resulteren in sancties, tot en met onmiddellijke uitsluiting van het festival.

3. Beheer en contacten

Het festival wordt vertegenwoordigd door Delphine Bourlier en Anne-Sophie Melis (Soul of Souk), die uw belangrijkste contacten zijn voor het beheer van handelaars (restaurants, ambachtslieden en verenigingen) tijdens de 2025-editie van het festival.

Festival – “Souks”-gebied

Het festival biedt een ruimte genaamd “Souks”, waar elke huurder een stand kan opzetten om zijn goederen te verkopen (gekozen tijdens de selectie). De huurder kan een individu zijn, maar ook een vereniging.

De locatie is voorzien van diverse diensten

Diensten inbegrepen

  • Algemene verlichting (lichtslingers).
  • Algemene inrichting van de plaats.
  • Stroomvoorziening per stand, volgens het vermogen aangegeven in het contract.
  • Uw persoonlijke passen.
  • Beveiligingspersoneel aanwezig.
  • Soul of Souk-medewerkers zijn permanent beschikbaar om u te ondersteunen.
  • Beveiliging, brandweer, politie en hulpdiensten aanwezig tijdens het festival. (NB: geen medische dienst tijdens de montage, wel is het Rode Kruis aanwezig tijdens het festival).
  • Technische teams (bijvoorbeeld elektriciens) staan klaar om in te grijpen indien nodig.
  • Toegang tot het terrein vanaf de donderdag vóór het festival voor het opbouwen van de stand en tot maandagochtend 06.00 uur voor het afbreken.

Terbeschikkingstelling van de Locatie

  • De stand moet de afmetingen respecteren die voorzien zijn in de prijsopgave en het contract, zowel in de breedte als in de lengte.
  • De maximale hoogte van de stand en de aankleding ervan bedraagt 4 meter, tenzij anders overeengekomen.
  • De Huurder dient zelf voor al het materiaal te zorgen dat nodig is voor de montage (tent, tafels, slagboom, stoelen, verlichting, verlengsnoeren van minimaal 30 m, gewichten om de stand te stabiliseren, etc.).
  • De stand dient voorzien te zijn van binnenverlichting.
  • Verlichte borden verboden.
  • Eventuele beeldprojectiesystemen zijn uitsluitend binnenshuis toegestaan.
  • Eventuele andere kenmerken van de stand moeten worden gevalideerd door de Organisator.

Elektriciteit

  • De Organisator zorgt voor de elektrische stroom, de Huurder mag alleen aan de elektriciteitskast werken om deze aan of uit te trekken.
  • Elke manipulatie bij pech is ten strengste verboden en voorbehouden aan technische teams.
  • De elektrische uitrusting moet conform, in goede staat en geschikt zijn. Al het niet-conforme materiaal moet dienovereenkomstig worden gerepareerd of gewijzigd.
  • Indien het elektriciteitsverbruik het verwachte vermogen overschrijdt, volgen boetes en is uitsluiting mogelijk.
  • Het is sterk aanbevolen om uzelf te voorzien van colsons, zodat u uw stopcontacten en stekkerdozen op hoogte kunt bevestigen.
  • Er zullen controles worden uitgevoerd om de conformiteit van de apparatuur te verifiëren. Elke noodzakelijke tussenkomst wordt aangerekend aan € 100,- exclusief BTW.

Decoratie-instructies voor uw stand

Houd er rekening mee dat het festival speciale aandacht vraagt voor de aankleding van uw stand. Eenvoudige, onversierde witte tenten hebben niet de voorkeur. Uit esthetisch oogpunt is het belangrijk om materiaal dat te openlijk hightech is, zoals een aluminium structuur, enz. te vermijden of te verbergen.

Instructies voor het decoreren
  • De huurder moet de voorkeur geven aan een decoratie met natuurlijke materialen (hout, vuurvaste stoffen, bamboe, enz.).
  • Ontvlambaar materiaal verboden (opblaasbare standaards of voorwerpen, kaarsen, gelwarmers, etc.).
  • Het is heel belangrijk om rekening te houden met de mogelijkheid van slecht weer (we zijn in België...), u bent buiten. De tent moet de inhoud van de stand beschermen tegen eventuele regen. Wind kan een tent optillen en volledig omdraaien.
  • Je hebt een stevige tent nodig en bent van plan de voeten te belasten. Plan om uw tent te sluiten tijdens sluitingstijd en 's nachts.
  • De stand moet absoluut binnenverlichting hebben (anders wordt het in het donker een donkere plek)
  • Verlichte borden zijn niet toegestaan.
  • Er kan een beeldprojectiesysteem aanwezig zijn in de stand, maar buitenschermen zijn niet toegestaan.
  • Voor elk ander bijzonder kenmerk van de stand en de aankleding ervan moet de Huurder een voorstel doen en de toestemming van het Festival verkrijgen.
Veiligheids- en hygiëne-instructies
Brandweerlieden

Het is heel belangrijk om rekening te houden met de mogelijkheid van slecht weer (we zijn in België...), u bent buiten. De tent moet de inhoud van de stand beschermen tegen mogelijke regen. Wind kan een tent optillen en volledig omdraaien. Je hebt een stevige tent nodig en bent van plan de voeten te verzwaren. Plan om uw tent te sluiten tijdens sluitingstijd en 's nachts.

Verboden:
  • Elke verkoop van tabak, nicotine en CBD is verboden op het festivalterrein.
Netheid
  • Handelaren moeten hun ruimte schoonhouden, inclusief het verwijderen van sigarettenpeuken.
Inventaris + Waarborgsom
  • Er wordt een inventarisatie gemaakt voor en na het evenement, waarbij foto's worden gemaakt. Eventuele geconstateerde schade zal resulteren in het geheel of gedeeltelijk niet terugbetalen van de waarborgsom.
  • Bij elke niet-naleving van dit huishoudelijk reglement worden de overtredingen eveneens afgetrokken van uw waarborgsom (bv. niet respecteren van uw locatie, gebruik van lichtreclames, enz., enz.)
Sancties voor overtreding
Overtreding Kosten van overtreding
Eerste overtreding € 100
Tweede overtreding € 175
Derde overtreding € 225
Voorbeelden van overtredingen:
  • Beschadig het terrein, de bomen en de wortels eromheen of tijdens het reizen naar uw terrein.
  • Laat de locatie na demontage slordig achter.
  • Laat afval of afval achter na uw vertrek.
  • Gebrek aan respect jegens het personeel dat op het festival werkt.

U heeft 15 dagen de tijd om tegen elke sanctiebeslissing in beroep te gaan via een met redenen omklede en aangetekende brief aan de vzw Zig Zag, Monplaisirlaan 77, 1030 Brussel.